"Happy Monday", chère Sophie
Sophie Bastenier est Internal Communication Management à la Loterie Nationale. Mais Sophie est aussi une membre très active au sein de l’ABCi.
Lorsqu’en 2016, il est fait appel aux volontaires pour participer aux travaux sur le code de déontologie de l’association, elle répond immédiatement présente. Au cours des différents travaux, elle se distinguera notamment par son engagement et sa motivation à faire aboutir le projet qui, rappelons-le, fut présenté officiellement lors du printemps de l’ABCi, le 21 mars 2017. Nous vous la présentons en quelques lignes !
Sophie, en quoi consiste votre métier ? Depuis combien de temps êtes-vous à ce poste et qu’aviez-vous fait avant ?
Je travaille à la Loterie Nationale depuis 13 ans. Après une petite année de tâches plutôt administratives en tant que collaboratrice HR, la personne alors en charge de la com interne étant débordante d’idées et de projets mais seule pour les réaliser, c’est avec grand plaisir que je suis arrivée en renfort.
Fin 2010, suite au départ de cette personne, j’ai pris les commandes de la communication interne, seule dans en premier temps et depuis 6 ans maintenant en binôme avec mon pendant néerlandophone.
Et avant la Loterie Nationale ?
J’étais encore aux études. Au terme d’un cursus complet en langues germaniques (agrégation comprise) à l’UCL et d’une année extra à Leuven, où j’ai suivi des cours d’anthropologie et où je donnais en tant que jobiste des cours de français langue étrangère, je souhaitais travailler dans les ressources humaines, de préférence dans une entreprise bilingue.
La Loterie Nationale fait partie des premières entreprises que j’ai contactées et il s’agit de mon premier employeur. Chaque année étant faite de nouveaux défis, je ne me lasse pas de ce que j’y fais !
Une initiative que vous avez lancée et et qui vous rend fière ?
Peut-être certains d’entre vous connaissent l’action Happy Monday ‘Une chance gratuite de gagner’ sur notre site de jeu en ligne e-lotto ? Chaque premier lundi du mois, les personnes qui jouent à un e-game sur e-lotto reçoivent d’office 2 € sur leur compte joueur à la fin de la semaine.
En clin d’œil à cette action lancée en mars 2015, j’organise depuis mars 2016, chaque premier lundi du mois, un concours interne « Happy Monday » : il suffit pour les collègues de répondre à 3 questions sur l’actualité de l’entreprise (produits, stratégie, culture d’entreprise) et, parmi ceux ayant répondu correctement, un tirage au sort désigne les gagnants d’un produit de notre gamme de jeux (en général, le dernier jeu lancé sur le marché, histoire d’en faire la promotion en interne).
Pour donner plus de consistance au concours, la communication des gagnants est toujours agrémentée d’un encadré « Le saviez-vous ? » avec davantage d’infos en lien avec les questions. Cette initiative remplit plusieurs objectifs : faire connaître nos nouveaux produits et mettre l’accent sur certains aspects de la stratégie et culture d’entreprise de manière ludique, rappeler aux collègues l’action Happy Monday sur e-lotto qui a lieu le même jour, mettre en avant nos collaborateurs (avec chaque mois une chouette photo de collègues intégrée dans le banner du concours) et initialement aussi créer du trafic sur l’intranet.
Cette action « petit budget » est très appréciée en interne et moi, j’ai chaque mois beaucoup de plaisir à concevoir un nouveau concours et faire des heureux parmi les collègues. Par ailleurs, ce moment où les collègues défilent dans le bureau pour venir chercher leur récompense est toujours un moment d’échange informel que j’apprécie beaucoup.
Qu’avez-vous réalisé de plus fou/original en communication interne ?
Il y a quelques années, pour promouvoir nos valeurs d’entreprise, nous avons demandé à l’ensemble des départements de consacrer une demi-journée de leur programme de team-building à la réalisation d’un clip vidéo incarnant une des 3 valeurs (celle de leur choix). Le tournage a bien entendu été précédé d’une phase préparatoire encadrée par nos soins : explication du défi à l’ensemble des collaborateurs, constitution et accompagnement au sein de chaque département d’une petite équipe de réalisation porteuse du projet,…
Malgré les réticences de certains au départ, cette expérience a finalement suscité beaucoup d’enthousiasme (et de fous rires), surtout le jour du tournage. Toutes les équipes ont fait preuve d’une grande créativité, avec comme résultat des vidéos super chouettes et très originales. C’est ainsi par exemple qu’un de nos directeurs s’est retrouvé déguisé en Superman au parc Pairi Daiza et que nous avons fêté au sein de l’équipe HR le mariage fictif de 2 de nos collègues.
Les différents clips (il y en avait 12 au total) ont été présentés à l’ensemble des collaborateurs lors de la fête annuelle du personnel, sous forme de cérémonie de remise d’awards (avec un jury composé de membres externes à la Loterie Nationale) et par la suite, tout le monde a reçu un DVD avec l’ensemble des clips.
Pour agrémenter la cérémonie des awards, nous avions réalisé au préalable avec la complicité de représentants des diverses équipes de réalisation, des ‘remakes’ de films bien connus (E .T., Pulp Fiction, Pretty Woman, etc.) où les personnages principaux étaient devenus nos collègues qui donnaient la réplique.
Là aussi, on s’est payé une bonne tranche de rire, aussi bien lors du tournage que lors de la diffusion. Ce projet remonte à 2009 mais il a marqué les esprits et on en entend encore régulièrement parler !
Que trouvez-vous difficile en communication interne à l’heure actuelle ?
Avec la multiplication des canaux de communication et le fait que nous avons maintenant 4 générations en présence dans l’entreprise, il est parfois difficile de déterminer le média et le ‘tone of voice’ les plus adéquats.
Par ailleurs, un des principaux défis est de faire en sorte que l’information percole bien à tous les niveaux entre le top management et l’ensemble des collaborateurs (le « bottom »). Il y a des départements où cela fonctionne assez bien ; d’autres où c’est plus compliqué… Et malheureusement, nous n’avons pas encore trouvé la « formule magique » pour y remédier. Si vous avez des méthodes ou pistes à suggérer, elles sont les bienvenues !
Actuellement, nous travaillons également au développement du leadership personnel, notamment à faire en sorte que chaque collaborateur soit conscient qu’il a sa part de responsabilité dans la communication et dans l’ambiance de travail au quotidien.
Le leadership et la communication n’est pas l’apanage des managers : il ne faut pas attendre que l’exemple vienne d’en-haut ; à chacun de montrer l’exemple et d’essayer d’entrainer les autres dans le changement positif !
Nous essayons au niveau de HR et de la communication interne d’amorcer ce changement de culture mais, comme ceci est en marge du ‘core business’ qui est prioritaire, ce n’est pas spécialement évidemment de convaincre le management et les collaborateurs de remettre en question leurs habitudes de communication dans une optique d’ambiance de travail plus agréable et sereine, de collaboration plus efficace et de performance accrue.
Quelle est votre attitude avec les réseaux sociaux ?
La com interne est impliquée dans la mise en œuvre du programme interne ‘Ambassadeur 2.0’ qui vise à renforcer notre image d’entreprise (j’ai déjà pu évoquer ce projet lors d’un atelier ABCi).
Au vu des résultats positifs engendrés par l’activité de nos ambassadeurs digitaux dont le nombre ne cesse d’augmenter, cela vaut vraiment la peine d’y travailler ! Etant du coup bien consciente de l’impact positif que peut avoir mon activité personnelle en tant que ‘Social Bee’ (ainsi nomme-t-on nos ambassadeurs digitaux), j’aimerais être davantage active. C’est juste une question de ‘prendre le temps de le faire’…
Sur quels sujets de communication interne aimeriez-vous être mieux informée ?
Au niveau HR, nous sommes actuellement occupés à la mise en place d’une culture visant à promouvoir le dialogue ouvert et le feedback continu.
Donc, de manière générale, tout ce qui peut amener les collaborateurs à mieux communiquer (management bienveillant mais pas que …) et le rôle que l’équipe de communication interne peut y jouer m’intéresse tout particulièrement. Par ailleurs, la mesure de la communication interne est un aspect par rapport auquel j’aimerais être mieux outillée.
