Comment améliorer en permanence sa communication interne ?
« Je veux que chaque vidéo soit meilleure que la précédente. Mon objectif est de toujours surpasser ce que j'ai fait avant », explique MrBeast, le célèbre créateur de contenu. L’amélioration continue, ce principe, qui pousse à se dépasser à chaque nouvelle réalisation, est tout aussi pertinent pour la communication interne au sein des entreprises. Alors, comment appliquer cet état d’esprit pour transformer la communication ? Quelles pratiques permettent d’assurer une amélioration continue progressive et durable ? Et en quoi les données peuvent-elles guider les décisions pour savoir quelles sont les pistes d’amélioration ? Ce guide propose des stratégies concrètes pour intégrer ces principes dans les processus de communication interne. Une étape qui prendra un peu de temps mais qui permettra d’en gagner beaucoup sur le long terme.
1. Kaizen : progresser par petites touches
Le mot "Kaizen" est composé de deux kanjis : "kai" (?"??), qui signifie "changement" ou "amélioration", et "zen" (?), qui se traduit par "bon" ou "mieux". Ainsi, Kaizen peut littéralement être compris comme "changement pour le mieux" ou "amélioration continue". Le Kaizen, ou l’amélioration continue par petites touches, se révèle particulièrement pertinent pour la communication interne. Tester régulièrement de nouvelles approches et recueillir les retours des employés permet d’ajuster progressivement les stratégies de communication. Cette démarche itérative favorise l’évolution constante.
2. Eliminer les gaspillages
Le Lean Thinking identifie différents types de gaspillage dans les processus. Parmi les gaspillages les plus courants, la « surproduction » se manifeste par un flux excessif de communications non essentielles, nuisant à la clarté du message. Le « processus excessif », quant à lui, impose des étapes inutiles, comme des validations multiples, qui ralentissent la diffusion. Rationaliser ces aspects permet non seulement d’alléger la communication, mais aussi d'améliorer l’efficacité globale des échanges internes.
3. Jidoka : réagir immédiatement aux dysfonctionnements
Le concept de Jidoka, issu du Toyota Way, prône une intervention immédiate en cas de dysfonctionnement. Appliqué à la communication interne, cela peut par exemple vouloir dire de mettre en place un système de feedback en temps réel. Ainsi, les employés peuvent signaler instantanément les défaillances ou incompréhensions, ce qui permet ainsi une correction rapide et efficace. Cette réactivité renforce non seulement la qualité des échanges, mais aussi la confiance des équipes dans les processus de communication.
4. Gemba : comprendre le terrain pour mieux communiquer
Le principe de Gemba, qui consiste à aller sur le terrain pour observer les conditions réelles de travail, peut être très utile dans le contexte de la communication interne. Ainsi, les équipes de communication peuvent régulièrement se rendre dans les différents services pour écouter et recueillir des perspectives de première main. Ces visites permettent d’ajuster les messages en fonction des réalités vécues par les employés. Cela rend ainsi la communication plus pertinente et adaptée.
5. Surmonter les goulots d’étranglement
La Théorie des Contraintes, développée par Eliyahu Goldratt, propose d'identifier et de traiter les points de blocage dans un processus. Eliyahu Goldratt utilise la métaphore de la chaîne pour illustrer sa théorie : une chaîne est aussi solide que son maillon le plus faible. Il en va de même pour une organisation où la performance globale est déterminée par sa contrainte la plus faible. En communication interne, cela pourrait consister à détecter les étapes où l'information est bloquée. Par exemple si une seule personne qui est débordée doit valider toutes les communications publiées. Rectifier ces obstacles permet d’optimiser le flux de communication et de faciliter l’atteinte des objectifs.
6. Visualiser et optimiser le flux de communication avec le kanban
Le kanban, méthode de gestion visuelle des flux de travail, permet de structurer et d’améliorer la communication interne. Créer un tableau Kanban dédié permet de suivre la progression des messages depuis leur conception jusqu'à leur diffusion. Cette transparence favorise une meilleure organisation, réduit les goulots d’étranglement, et assure que chaque communication parvienne à destination de manière efficace et en temps voulu.
7. Piloter l’amélioration continue par les données
W. Edwards Deming, figure emblématique du management de la qualité, a révolutionné l'industrie en prônant l'utilisation rigoureuse des méthodes statistiques pour améliorer les processus et les produits. Il insistait sur l'importance de fonder les décisions managériales sur des données solides. Pour lui, ce qui ne peut être mesuré ne peut être amélioré. S’appuyer sur des données concrètes pour guider les décisions de communication interne est fondamental. Analysant régulièrement des indicateurs clés comme les taux d’engagement ou les retours qualitatifs permet d’ajuster son approches pour maximiser l'impact et renforcer l’engagement des employés.
8. Construire une organisation apprenante pour favoriser l’amélioration continue
Pour Peter Senge, dans The Fifth Discipline, une organisation apprenante est un vecteur de développement continu. Peter Senge identifie cinq disciplines qui forment le socle d'une entreprise apprenante : la maîtrise personnelle, les modèles mentaux, la vision partagée, l'apprentissage en équipe, et la pensée systémique. Chacune de ces disciplines possède un potentiel transformateur pour la communication interne. La maîtrise personnelle, par exemple, encourage chaque employé à perfectionner ses compétences en communication. L'apprentissage en équipe crée quant à lui des dynamiques collectives où la co-création et le feedback enrichissent les échanges.
Conclusion
Kaizen, gemba, kanban… tous ces outils sont extrêmement intéressants à utiliser en communication interne afin de favoriser l’amélioration continue. Combiner ces principes éprouvés permet de créer une dynamique de travail résiliente et inspirante, capable de s’adapter aux défis de demain. Alors, quel sera votre prochaine action d’amélioration continue ?
FAQs
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Comment appliquer le Kaizen à la communication interne ?
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Le Kaizen peut être appliqué en introduisant de petits changements réguliers dans les processus de communication, en testant leur efficacité, et en ajustant en fonction des retours.
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Qu'est-ce que le Gemba dans le contexte de la communication interne ?
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Gemba signifie aller sur le terrain pour comprendre les conditions réelles de travail des employés et adapter les communications à leurs besoins spécifiques.
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Comment utiliser les KPIs pour améliorer la communication interne ?
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Les KPIs permettent de mesurer l'efficacité des communications. En les analysant régulièrement, on peut identifier les points faibles et ajuster les stratégies en conséquence.
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Pourquoi est-il important d'utiliser des données pour piloter l'amélioration continue ?
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Les données fournissent une base objective pour évaluer ce qui fonctionne ou non dans la communication interne, permettant de prendre des décisions éclairées.
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Comment les pratiques agiles peuvent-elles améliorer la communication interne ?
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Les pratiques agiles, telles que les cycles courts et itératifs, permettent de réagir rapidement aux besoins changeants et d'améliorer continuellement la communication interne.
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